Stageco vervangt Exchange-servers in 6 landen door Exchange online

Stageco is als succesvol bedrijf in de evenementensector, actief in 6 landen. Het stroomlijnen van de e-mail communicatie en het dagelijks ICT-beheer, in zes verschillende landen, bleek echter steeds moeilijker. Samen met Accel besliste Stageco om te migreren naar Exchange Online (onderdeel van Microsoft Office 365). De meest tastbare resultaten: een efficiënter IT-beheer, transparante kosten en ‘any place, anytime’ toegang tot email & agenda voor alle medewerkers in alle filialen.

Wie is Stageco?

Stageco maakt, samen met Steel Logistics, deel uit van de holding Stageco Group. Met meer dan 25 jaar ervaring is Stageco vandaag een absolute pionier en trendsetter in het ontwerpen en bouwen van podia en tijdelijke constructies op maat van ieder evenement. Het bedrijf kan daarbij rekenen op de ongeëvenaarde logistieke ervaring van zusterbedrijf Steel Logistics.

De groep bestaat uit 8 filialen wereldwijd, waaronder het hoofdkantoor in Tildonk, en lokale kantoren in Duitsland, Oostenrijk, Frankrijk, Nederland, Groot-Brittannië en de Verenigde Staten. Wereldwijd zijn ongeveer 170 vaste werknemers aan de slag bij Stageco; in België zijn dat er 90, tijdens de drukke zomermaanden aangevuld met de nodige tijdelijke medewerkers.

Exchange-eilanden

In het verleden beschikte iedere vestiging van Stageco over een eigen Exchange-server. Inkomende e-mails werden eerst opgevangen door een aXsGuard firewall, waarna ze terecht kwamen in de verschillende Exchange servers. Het IT-beheer van de infrastructuur was zeker geen eenvoudige klus volgens Jan Waegemans, IT-verantwoordelijke bij Stageco: “Als internationale podiumbouwer hebben wij baat bij een gestroomlijnde communicatie en ITbeheer. Onze Exchange-servers waren enigszins verouderd en niet meer zo betrouwbaar.”

Migratie naar Exchange Online samen met Accel

De aanwezigheid van Exchange Online als onderdeel van Microsoft Office 365, vormde voor Stageco de aanleiding om te migreren naar de populaire cloud-suite van Microsoft. ICT-Partner Accel nam de volledige verantwoordelijkheid over het migratietraject op zich. Het bedrijf voerde in een eerste fase een grondige analyse uit van de bestaande Exchange-configuraties in de verschillende vestigingen van Stageco. Bij iedere gebruiker in de lokale vestigingen werd ook een controle uitgevoerd op de aanwezigheid van de juiste versies van Windows, Office en Explorer. Daarna volgde de configuratie van Exchange Online en de overdracht van de nieuwe MX-records naar de verschillende providers.

“Accel heeft het ganse project tot een goed einde gebracht. Zonder hen was dit niet gelukt”, voegt Jan Waegemans eraan toe.

‘Any place, anytime’ toegang tot email en agenda

Exchange Online biedt als cloud-oplossing niets dan voordelen voor de gebruikers, aldus Jan Waegemans: “De ‘eilandproblematiek’ die typisch was voor het werken met lokale email-servers, heeft plaats gemaakt voor een veel vlotter IT-beheer op basis van Exchange Online.”

Bovendien biedt de cloud-omgeving van Microsoft beschikbaarheid van 99,9% – een niveau dat de Stageco met de lokale infrastructuur nooit kon bereiken. De medewerkers van Stageco zijn zeer te spreken over het feit dat ze van overal, ook via hun Smartphone, toegang krijgen tot hun email en agenda.

Gecentraliseerd ICT-beheer

De belangrijkste impact van Exchange Online situeert zich volgens Jan Waegemans op het niveau van het dagelijks IT-beheer: een centrale cloudomgeving is volgens hem veel gemakkelijker te beheren dan een veelvoud aan lokale servers.

Hij is dan ook onder de indruk van de online-omgeving die Microsoft creëerde voor het beheer en de technische ondersteuning rond Office 365: “Een Microsoft-Portal vormt de toegangspoort tot het beheren van alle gebruikers en hun toegangsrechten. Ook de service-aanvragen worden via deze weg ingediend en efficiënt afgehandeld.”

“Financiële verrassingen bij Office365 zijn vandaag uit den boze”, stelt Jan Waegemans. “IT-kosten zijn perfect voorspelbaar met een maandelijkse abonnementsformule waar alles inbegrepen is.”

Toekomst: werkprocessen stroomlijnen met SharePoint

Stageco maakt vandaag al plannen voor een meer intensief gebruik van Office 365. Het bedrijf analyseert samen met Accel hoe de toekomstige invoering van Microsoft SharePoint kan bijdragen tot het stroomlijnen van het documentbeheer en de werkprocessen. Nationale en internationale projecten bij Stageco gaan immers vaak gepaard met tientallen documenten (plannen, offertes, verslagen…) die tussen de betrokken medewerkers en met talrijke onderaannemers gedeeld worden. Een problematiek waarvoor SharePoint, volgens Jan Waegemans, de geknipte oplossing is.

Met tevredenheid kijkt Waegemans alvast terug op de eerste fase van het project: “Exchange Online heeft in het bedrijf eenvoud en transparantie gebracht dankzij een gecentraliseerd IT-beheer en voorspelbare kosten.”