Support 
NTX creëert digitale werkomgeving voor Groep Callens
25/06/2021 - 3 min readHoe kun je groeien om noodzakelijke investeringen in ICT te kunnen dragen, zonder dat de persoonlijke service aan klanten eronder lijdt? Hoe kan je het nieuwe digitale normaal uit het coronatijdperk integreren in klassieke werkprocessen?
Dat was de uitdaging die de onafhankelijke verzekeringsmakelaar Groep Callens voorlegde aan NTX. De denkoefening resulteerde in een moderne werkomgeving, waarbij alle medewerkers zowel op kantoor, bij de klant als thuis in optimale omstandigheden kunnen werken.
Groep Callens is een onafhankelijke verzekeringsmakelaar, gevestigd in het Antwerpse Stabroek. Het kleine familiebedrijf werd opgericht in 1995 door Rudy Callens. Zijn twee dochters Jill en Inge en zijn zoon Steven stapten later mee in het bedrijf en werkten als kwartet samen tot 2016. Toen Inge en Steven het kantoor gingen leiden (2016) stelden ze vast dat extra groei nodig was om de noodzakelijke informaticakosten te kunnen dragen. Na de overname van een klein kantoor in 2018 en de overname van zakenkantoor Ludo Elst dit jaar, is Groep Callens uitgegroeid tot een middelgroot kantoor van tien medewerkers.
Digitale transformatie is nodig om ons serviceniveau te behouden en ook binnen 20 jaar nog te bestaan
Persoonlijke service en efficiënte werkprocessen
Zaakvoerder Steven Callens: “Om te kunnen overleven, moeten we een evenwicht zoeken tussen de persoonlijke klantenservice van een klein kantoor en de functionele, digitale mogelijkheden van de grote kantoren. NTX heeft dit zeer goed begrepen en heeft onze persoonlijke noden vertaald naar oplossingen op maat. De coronacrisis werkte uiteraard als een brandversneller om digitale wensen te verwezenlijken.”
NTX werkte voor Groep Callens een werkomgeving uit waarbij alle medewerkers op elke plek gebruik kunnen maken van digitale mogelijkheden. Pc’s werden vervangen door laptops, klassieke telefonie ruimde de plaats voor VoIP, in de vergaderruimte staat een camera en groot scherm om met klanten en verzekeraars te zoomen en te teamen, alle medewerkers schakelden over naar Office 365, alle informatie staat nu in de cloud zodat ook bij klanten en van thuis uit dossiers kunnen worden opgesteld en opgevolgd…
Met “BRIO” geslaagd
NTX kreeg ook de belangrijke opdracht om alle informatie van klanten en de boekhouding van Groep Callens over te zetten naar het softwarepakket Brio, waarmee Ludo Elst werkte.
Steven Callens: “De overdracht van gegevens verliep vlekkeloos, zonder werkonderbrekingen. Het is een zegen om zo’n groot project in handen te kunnen geven van één partner. We hebben NTX bij de start een briefing gegeven over onze noden en wensen, en hebben hen daarna als het ware carte blanche gegeven om aan de slag te gaan. We stonden wel permanent met elkaar in contact: NTX is heel bereikbaar, staat open voor elke vraag… net zoals wij dat ook zijn voor onze eigen klanten.”
Nog 20 jaar
Stevens Callens kijkt nu met vol vertrouwen naar de toekomst. “We kunnen nu verder kijken dan 5 jaar, en voelen ons gewapend om er binnen 20 jaar nog te staan. We zullen enkele digitale werkprocessen uit het voorbije jaar voortzetten, omdat ze functioneel zijn: opleidingen van onze verzekeraars zullen webinars blijven, teammeetings met klanten die veraf wonen zullen blijven bestaan,… Onze klanten en partners verwachten dat ook van ons. Maar we blijven ook de meerwaarde zien van het fysieke samenzijn. Samen op kantoor een schadedossier samenstellen, overleggen met een groep mensen die verschillende verwachtingen en belangen hebben… daar kan de beste Zoom of Teams niet tegenop.”
Het is een zegen om zo’n groot digitaal transformatieproject in handen te kunnen geven van één ICT-partner.
