GSJ advocaten optimaliseert informatieflow met Kyocera en Accel

GSJ advocaten tracht de schaalvoordelen van een groter kantoor te combineren met de sfeer van een kleiner kantoor. Het motto van GSJ luidt ‘gedeelde kennis is dubbele kennis’. GSJ advocaten is georganiseerd in vakgroepen. Elke vakgroep is werkzaam op een aantal met elkaar verwante terreinen. Inzichten uit de ene vakgroep worden verrijkt met kennis uit de andere.

Ook de advocatuur – en meer algemeen Justitie – digitaliseert in sneltempo. Dat ondervindt ook  GSJ advocaten, één van de grootste advocatenkantoren in de Antwerpse regio. Advocaat Bart Jacqmain neemt het IT-hoofdstuk voor zijn rekening. Vorig jaar werkte hij samen met Kyocera en Accel een plan uit om de documentenstroom en archivering te optimaliseren. Bart Jacqmain: “Kyocera plaatste negen grote multifunctionele toestellen en een kleiner bibliotheektoestel waarmee onze 70 medewerkers en advocaten efficiënter informatie kunnen digitaliseren en met elkaar kunnen delen. We besparen tijd en kosten, werken sneller en efficiënter. Een sterke troef is de functie ‘scan en connect’ waarmee je documenten op basis van belangrijke gegevens zoals naam van de klant, BTW-nummer of factuurbedrag, automatisch voor verdere verwerking aanlevert op de juiste plaats in fileserver, database, document management systeem…

Efficiënt werken

Bij GSJ heeft elke medewerker nu een eigen interface op de monitor van het multifunctionele toestel, met afzonderlijke login, zodat de prints op het gewenste ogenblik kunnen worden afgehaald zonder wachttijden en zonder dat de prints zich opstapelen. Dat kan trouwens op eender welk toestel binnen het kantoor. De negen grote toestellen zijn op één na alle voorzien van telkens vier papierlades en ze zijn ook alle met fax en een dubbelzijdige scanner uitgerust. De scanner scant de documenten dus recto verso in één beweging tegen hoge snelheid, al dan niet met OCR-technologie. Eén van de toestellen is uitgerust met een grote afwerkingsmodule. Deze kan volautomatisch printen/kopiëren, boekjes vouwen, nieten alsook perforeren.

Kosten besparen

Bart Jacqmain ziet heel wat voordelen in de nieuwe mogelijkheden en workflow. “We besparen tijd en werken efficiënter. Bovendien ook milieuvriendelijker en kostenbesparend, want als printopdrachten niet worden afgehaald, dan is er ook geen papier verspild. Vroeger vonden we aan het einde van de week geregeld grote stapels ‘verloren’ documenten. Ook belangrijk: we leasen alle toestellen tegen een transparante en vaste kostprijs per maand, Inclusief alle onderhoud, herstellingen, vervanging toestellen, automatische levering van toners…. En top of the bill: dit alles tegen een beduidend lagere prijs dan onze vroegere leverancier!”

In team werken

Het hele project is voor Bart Jacqmain een duidelijk voorbeeld van hoe gedeelde kennis leidt naar dubbele kennis. Jacqmain: “De samenwerking met Accel en Kyocera verliep perfect. We legden samen een intensief voortraject af en hebben alles minutieus voorbereid. Hierdoor was de volledige installatie op één dag klaar en konden we een dag later, na een interne training, zonder enige onderbreking al aan de slag met de nieuwe toestellen.”

Accel als vaste baken

Accel heeft samen met Kyocera de configuratie uitgewerkt. Jacqmain: “Dat was een groot pluspunt, want Accel kent onze werkwijze en noden door en door. We kennen Accel als een persoonlijke en toegewijde IT-partner die oog heeft voor onze specifieke noden en daaraan tegemoet komt tegen correcte prijzen, ook voor de hardware die zij ons leveren. We hebben lang geleden voor Accel gekozen, en blijven dat vandaag doen, omdat we de zeer persoonlijke en efficiënte dienstverlening appreciëren.”