Werken in de cloud: wat zijn de voordelen en beperkingen?

Wie modern workplace zegt, zegt cloud. Werken in de cloud is immers inherent aan een modern workplace. Wie altijd en overal wil kunnen werken, heeft nood aan flexibiliteit en dat is nu net waar de cloud heel sterk in is.

De lijst met voordelen van de cloud is enorm lang. Maar eerlijk is eerlijk, er zijn ook wel enkele beperkingen waar u rekening mee moet houden. Het goede nieuws is dat er voor elk beperking ook wel een gepaste oplossing is. En dat deze beperkingen uw bedrijf dus niet moeten weerhouden om voor de cloud te kiezen.

Werken in de cloud: de voordelen

1. Eenvoudig samenwerken:  Altijd en overal werken in de cloud betekent ook gemakkelijker samenwerken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan Microsoft Teams waarin je kan videobellen, chatten, documenten kan delen en simultaan live kan bewerken.
2. Flexibel: Gemakkelijk upscalen en downscalen van resources.
3. Kostenbesparend: Net door die flexibiliteit van de cloud moet u niet “overdimensioneren”
4. Voorspelbare kosten: vaste prijs per maand
5. Veilig: het budget dat cloudbedrijven investeren in security is een veelvoud van wat u zelf hier kan aan uitgeven
6. Productiever: hogere tevredenheid en productiviteit van medewerkers
7. Concurrentieel voordeel: toegang tot technologie van enterprise-niveau, ook voor kleinere bedrijven
8. Innovatief: niet meer afhankelijk van hardware

Werken in de cloud: de beperkingen

1. Netwerkverbinding: een goede netwerkverbinding is cruciaal om in de cloud te werken. Een slechte verbinding of storing heeft impact op de productiviteit. Zorg daarom altijd voor een dubbele verbinding op de werkvloer, bij voorkeur van 2 verschillende providers. Zo heeft u steeds een back-up lijn.
2. Cloudpartner: Technische storingen kan u meestal niet zelf oplossen en dus zal u beroep moeten doen op uw cloudleverancier. Zorg er dus voor dat u een partner kiest die u vertrouwt en die de nodige garanties geeft met betrekking tot continuïteit. 
3. Privacy en wetgeving: Hoe zit het bijvoorbeeld met persoonsgegevens die buiten de EU opgeslagen worden? Zorg dat u weet waar uw data precies bewaard worden (in België, in de EU, buiten de EU?) en wat de implicaties daarvan zijn.
4. Offboarding van ex-medewerkers: als een werknemer het bedrijf verlaat, zorg er dan voor dat deze persoon ook geen toegang meer heeft tot de cloudservices. Deze zijn immers bereikbaar vanop elke pc.
5. Moeilijker overstappen naar een andere leverancier: Realiseer dat er momenteel standaarden ontbreken voor cloud computing. Daarom is het moeilijk om over te stappen naar een andere cloudleverancier en de data naar een andere omgeving te migreren. Hierbij kunnen data verloren gaan. Laat u daarin steeds begeleiden door de juiste ICT-partner.
6. Beveilig de loginprocedure:trap niet in de val om al uw bedrijfsdata toegankelijk te maken met enkel een login en paswoord. Multi factor authenticatie is wel degelijk een must om veilig in de cloud te werken.

Conclusie

Tijdens de Covid-19 pandemie heeft de cloud haar nut meer dan bewezen. Bedrijven die voor de eerste lockdown al in de cloud werkten, konden van dag 1 op dag 2 hun medewerkers van thuis laten werken. Zonder impact op de business.

Bedrijven die volledig buiten de cloud (blijven) werken, hebben sowieso een nadeel t.o.v. de concurrentie die dat wel doet. En de vraag is hoe lang men dat kan blijven volhouden. In een business omgeving moet alles snel gaan. Uw klant wil snel een offerte, wil snel een antwoord op zijn mail, enz. En net dat is dé grote troef van cloud:

• overal en altijd toegang tot gegevens, bestanden en bedrijfsapplicaties
• tijds- en plaats onafhankelijk samenwerken

En in de cloud kan werkelijk alles. Van e-mail tot files, van samenwerken aan bestanden tot videobellen en telefoneren met VoIP. Ook alle applicaties (ook zogenaamde “legacy apps” die end of life zijn) kunnen in de cloud werken. Zet als bedrijf ook een grote stap vooruit in uw dienstverlening en omarm de cloud.