Van lokale infrastructuur naar een modern workplace in de cloud

Een modern workplace…wat is dat en hoe begint u eraan? Een fileserver, een mailserver, een database server,… Vroeger had ieder bedrijf wel ergens 1 of meerdere servers op kantoor (on premise) staan. Met de opkomst van de cloud is die trend stilaan helemaal aan het keren. Veel bedrijven werken nu nog maar beperkt of zelfs helemaal niet meer met eigen servers. En dat heeft vele voordelen.

Modern workplace voor elk bedrijf?

Een eerste relevante vraag is misschien of een modern workplace haalbaar is voor iedereen. Kan ieder bedrijf 100% in de cloud werken? In theorie: “ja”. In de praktijk zijn er een aantal aandachtspunten waar men rekening mee moet houden. Gebruikt u bijvoorbeeld vaak grote bestanden? Zware applicaties? Elke situatie is uniek en de voordelen moeten worden afgewogen tegen het werkcomfort. Om een concreet voorbeeld te geven: voor iemand die met videobestanden van enkele GB’s werkt, is het niet werkbaar om die bestanden enkel in de cloud beschikbaar te hebben. Maar voor elke situatie is een oplossing te bedenken die ervoor zorgt dat ieder bedrijf optimaal kan profiteren van de voordelen van de cloud, zonder aan werkcomfort in te boeten.

Definieer uw strategie

Een migratie naar de cloud is een zakelijke beslissing, geen technische. Denk daarom ook goed na over de reden van de overstap naar de cloud. Waarom doet u het?

• Operationele efficiëntie waardoor kosten bespaard kunnen worden
• Dringende capaciteitsbehoeften van ICT-infrastructuur (schaalbaarheid)
• Geen vernieuwingskosten meer voor hardware
• Eenvoudiger te managen ICT
• Beëindiging van softwareondersteuning
• …

Een migratie naar de cloud heeft impact op de hele organisatie. Vertrek daarom vanuit een duidelijk strategisch doel en definieer de zakelijke voor- en nadelen. Laau daarbij begeleiden door uw IT-partner.

Inventariseer on premise infrastructuur

Een migratietraject naar de cloud start steeds met een inventarisatie van alle on premise infrastructuur, data en databases. Welke servers zijn nog actief? Welke applicaties worden gebruikt? En welke koppelingen gebruiken deze applicaties? Waar staan alle bestanden? Hoe wordt er met mekaar gebeld? Hoe verloopt het e-mailverkeer? De eerste stap is om dit alles in kaart te brengen.

Op basis van de inventaris bepaalt u welke services naar de cloud verhuizen en definieert u een stappenplan. Het is nooit een goed idee om van dag 1 op dag 2 ineens alle infrastructuur in de cloud onder te brengen. Dit is een geleidelijk proces waar enkele maanden over gaan. Een eerste stap is vaak om de lokale Exchange server (e-mail) in de cloud onder te brengen.

Welke tools heeft u nodig in uw modern workplace?

Hét platform om in de cloud te werken is natuurlijk Microsoft 365. Deze suite is beschikbaar in verschillende uitvoeringen al naargelang de noden van het bedrijf. Microsoft 365 omvat services als e-mail in de cloud, Office (gekende apps als Word, Excel, PowerPoint, Outlook…), OneDrive, Teams, Yammer, Bookings, InTune,… Niet alle diensten zijn inbegrepen in elk Microsoft 365 abonnement. Laat u dus adviseren welke abonnement past bij de noden van uw bedrijf.

We overlopen hierbij een standaard on premise setup en geven ook aan welke tools en applicaties u in de cloud kan gebruiken ter vervanging.

E-mail

Uw lokale mailserver/Exchange server kan u perfect vervangen door Exchange online. Een Microsoft partner als Netflow kan u perfect doorheen dit traject begeleiden. Met de juiste tools, voorbereiding en begeleiding ondervinden uw medewerkers hiervan geen hinder. Vandaag werken ze nog op de on premise mailserver en morgen werken ze op Exchange Online.

Bestanden

Om uw on premise fileserver te vervangen, biedt Microsoft 365 ook een antwoord. Met OneDrive en Sharepoint Online slaat u bestanden op in de cloud en zijn ze overal toegankelijk. Door een doordachte rechtenstructuur op te zetten vermijdt u dat niet iedereen toegang heeft tot alle bestanden. Slimme synchronisatie zorgt er dan weer voor dat u vaak gebruikte mappen en bestanden ook lokaal kan synchroniseren voor een nog snellere toegang.

Voor wie geen gebruik wil maken van Microsoft 365 is ook Dropbox for Business is een uitstekende oplossing om bestanden in de cloud te zetten en gemakkelijk te delen. Ook hier kunnen rechten gedefinieerd worden en een slimme synchronisatie opgezet worden.

NOTA: Voor wie vaak met zware bestanden werkt (video, foto, Autocad-bestanden,…) is de slimme synchronisatie zeker een must. U kan geen bestand van enkele tientallen MB’s of GB’s rechtstreeks vanuit de cloud openen en bewerken. U kan er wel voor kiezen om de mappen met de zwaarste bestanden altijd gedownload te houden op uw toestel.

Samenwerken

Samenwerken met iemand die niet op dezelfde locatie zit, is een uitdaging. En voor elke uitdaging is er een oplossing. Met Microsoft Teams (eveneens onderdeel van Microsoft 365) kan u chatten, bestanden delen, live samenwerken aan documenten, videobellen, online vergaderen,… Zo blijft u samen productief van eender waar en eender wanneer.

Telefonie

Uw lokale PABX-centrale is perfect te vervangen door een VoIP-telefooncentrale in de cloud. U kan daarbij met een vast telefoontoestel blijven werken of via een app op uw pc of smartphone bellen. Werkt u met een app op uw pc, investeer dan zeker ook in een degelijke headset.

Er zijn tientallen apps op de markt voor VoIP-telefonie, waaronder ook Microsoft Teams. Zo belt u intern en extern vanuit Teams en heeft u dus maar 1 app nodig om samen te werken én te bellen. Handig toch?

Applicaties

Uiteraard gebruikt ieder bedrijf nog bedrijfs- of sector specifieke applicaties. Denk daarbij aan ERP, CRM, boekhoudpakket,… Sommige van die applicaties draaien nog op een lokale server, andere worden nu al aangeboden als Software as a Service (Saas) en werken al in de cloud. De uitdaging bestaat eruit om alle bovengenoemde services en applicaties beschikbaar te maken in 1 uniforme werkomgeving: “Uw persoonlijke desktop in de cloud” of “Modern Workplace”. Daarvoor zijn oplossingen als Windows Virtual Desktop of Awingu uitermate geschikt. Ze laten toe om alle gebruikte applicaties, bestanden, etc. beschikbaar te maken via een browser, indien uw huidige softwareleverancier de software nog niet in de cloud aanbiedt.

Hou uw modern workplace veilig met multi factor authenticatie (MFA)

Wie Werken in de cloud zegt, zegt in één adem ook multi factor authenticatie. De 2 zijn immers onlosmakelijk met mekaar verbonden voor wie veilig in de cloud wil werken. Multi factor authenticatie meldt u op een veilige manier aan op toepassingen die in de cloud beschikbaar zijn. Bovenop een paswoord moet u nog een tijdelijk paswoord ingeven dat u ontvangt via sms of via een app. Of u moet een app melding goedkeuren op uw smartphone. Zo wordt het voor cybercriminelen een uiterst moeilijke opgave om toegang te verschaffen tot uw account.