Mobiel werken: gaat u mee of blijft u achter?

De tijd dat iedereen van negen tot vijf achter zijn pc op kantoor aan het werk was, is al even voorbij. Net als lokaal geïnstalleerde software en een gedeelde netwerkschijf. Sinds het intreden van de cloud is een werkplek per definitie een mobiele werkplek geworden. Mensen willen van overal, altijd en vanaf ieder apparaat toegang tot hun data. Zowel privé als op het werk.

Nochtans blijkt uit een onderzoek van Redshift Research, in opdracht van HP*, dat momenteel slechts 24% van de IT-verantwoordelijken vindt dat hun bedrijf voldoende is uitgerust om mobiel werken mogelijk te maken. En 8% van de respondenten is zelfs van mening dat hun bedrijf daar helemaal niet voor is uitgerust.

Maar mobiel werken zit wel in de lift. Meer en meer bedrijven vinden hun weg naar de cloud en veilig, flexibel werken van overal. Een aantal richtlijnen en tips willen we u zeker niet onthouden.

Investeren in de toekomst is investeren in de cloud

De cloud heeft de manier waarop we werken veranderd. Cloud laat toe om productief te zijn vanop afstand. In de praktijk blijkt zelfs vaak dat deze medewerkers ook productiever zijn dan hun collega’s op kantoor.

Sharen en samenwerken

De mogelijkheid om documenten in de cloud op te slaan is uiteraard een must als je vanop afstand werkt. Het wordt nog beter als deze opslag gedeeld kan worden met collega’s om de samenwerking te verbeteren. Vaak zien we in de praktijk dat bedrijven die gratis oplossingen gebruiken zichzelf vastrijden, omdat er meestal belangrijke beperkingen verbonden zijn aan ‘gratis’.

Goede afspraken maken

Denk na hoe u als bedrijf de risico’s beperkt. Welke afspraken maakt u bijvoorbeeld over het opslaan van bedrijfsdata op privé toestellen? Wie krijgt toegang tot welke applicaties? Wat moeten medewerkers doen als zij hun toestel zijn kwijtgeraakt? Wie moeten ze dan contacteren? Wanneer moeten wachtwoorden vervangen worden? Aan welke voorwaarden moet een wachtwoord voldoen? Welke devices worden wel of niet ondersteund?

Maak uw medewerkers bewust over risico’s

Flexibel werken brengt ook mogelijke risico’s met zich mee. Zorg ervoor dat medewerkers zich daar bewust van zijn. Bijvoorbeeld inloggen op gratis wifi netwerken kan gevaarlijk zijn (gebruik bijvoorbeeld beter je eigen smartphone als hotspot). Zorg voor een gepaste training om hen op die gevaren te wijzen.

Last but not least: zorg voor security

Bedreigingen zijn steeds gesofisticeerder en stellen veiligheidsoplossingen steeds harder op de proef. Hoewel het gebruik van de cloud twijfels over veiligheid oproept, is de cloud veiliger dan het gemiddelde bedrijfsnetwerk.

Echter, vaak is de oorzaak van een ‘inbraak’ het gevolg van een menselijke handeling. Een medewerker klikt op een link in een phishing-mail of installeert zonder het te weten een virus. Ook hier is een bewustwording van medewerkers van belang, maar er is meer nodig.

Zorg voor de nodige beveiliging zoals een firewall, anti-malware, VPN, enz. Gezond verstand blijft het belangrijkste. Maar zorg ervoor dat uw werknemers op de hoogte zijn van het belang van veilige wachtwoorden, het regelmatig wijzigen van wachtwoorden en het vermijden van downloads of bestanden van onbekende herkomst.

*Hierbij werden IT-verantwoordelijken in acht Europese landen ondervraagd. Voor de Belgische markt namen een honderdtal respondenten deel aan het onderzoek.