Hoe werkt de functie “onbelangrijke e-mail” in Outlook (Office 365)?

“Onbelangrijke e-mail” is een relatief nieuwe functie in Outlook. Ze verplaatst automatisch e-mails naar de map “Onbelangrijke e-mail”. Opgelet, dit is niet hetzelfde als spam. Immers, naast spam ontvang je ook e-mails die je op zich wel wil ontvangen maar waarvoor je misschien niet onmiddellijk de tijd hebt om ze te lezen. Deze mails kan je dus laten uitfilteren door “onbelangrijke e-mail” om zo je inbox overzichtelijker te houden.

Is dat wel handig?

De hamvraag is natuurlijk of de e-mails die Outlook bestempelt als ‘onbelangrijk’ voor jou effectief ook onbelangrijk zijn. Dit kan je gelukkig zelf bijstellen. Als je bijvoorbeeld een e-mailbericht ontvangt wat je eigenlijk niet belangrijk vindt verplaats je dit naar de map “Onbelangrijke email”. Outlook leert hiervan en zal de volgende keer soortgelijke e-mails automatisch in deze map verplaatsen.

Wat zijn de nadelen

Als je merkt dat je e-mails mist die je eigenlijk juist wel belangrijk vindt, is het natuurlijk onhandig als je ze terug moet zoeken in de map “Onbelangrijke e-mail”. Je moet jezelf bovendien aanleren om de map “Onbelangrijke e-mail” regelmatig na te kijken.

Outlook aanleren wat (on)belangrijk is

Gelukkig kan je Outlook leren wat je wel of niet belangrijk vindt. Telkens als een e-mailbericht onterecht in de map “Onbelangrijke e-mail” is gezet, verplaats je dit terug naar je inbox. Zo kun je Outlook leren wat voor jou wel/niet belangrijke e-mail is.

Hou er rekening mee dat je daar wel een aantal dagen/weken voor nodig hebt om te zorgen dat Outlook weet wat wel/niet belangrijk is. Als je het dus een tijdje volhoudt om regelmatig in de map “Onbelangrijke e-mail” te kijken en er uit te halen/naar je postvak-in te verplaatsen wat onterecht in deze map is gezet, kun je dus best wel wat tijdswinst boeken.

Liever uitzetten?

Als je deze nieuwe functie “Onbelangrijke e-mail” uit wilt zetten kan je dit alleen Online doen in je Outlook Web App. Log hiervoor in op: https://login.microsoftonline.com (Office365) en klik op de tegel E-mail.

Klik met je rechtermuisknop op de map “Onbelangrijke e-mail” en klik met de linkermuisknop op “Instellingen voor onbelangrijke e-mail”.

Zet onderstaande beide vinkjes uit, hierdoor wordt de functie “Onbelangrijke e-mail” uitgezet.

Als je wil kan je het later weer aanzetten door het onderstaande vinkje weer aan te zetten.

Ook als je de functie “Onbelangrijke e-mail” hebt uitgezet blijft de map “Onbelangrijke e-mail” bestaan.