Hoe ver staat de KMO markt met document management?

Gisteren organiseerde Accel een pop-up meeting met 5 KMO-klanten uit verschillende sectoren. Bedoeling van deze pop-up meeting was om inzichten te verzamelen over hoe bedrijven vandaag omgaan met de documentenstroom binnen het bedrijf. Een bijzonder interessante en leerrijke ervaring. We delen graag met u de belangrijkste- en meest opmerkelijke bevindingen.

De papierberg blijft groeien

Vrij opvallend is de vaststelling dat bij de meeste bedrijven de papierberg blijft groeien in de “digitale maatschappij”. We hebben alle digitale middelen ter beschikking maar bij geen enkel bedrijf verkleint de papierberg. In tegendeel. Er bestaat een eindeloze stroom van papieren facturen, leveringsbonnen, brieven, e-invoices, e-mails en andere documenten. En weinig bedrijven lijken er in te slagen om dit te centraliseren in 1 centraal systeem. Vaak worden zelfs e-invoices uitgeprint om ze mee in het papieren archief te steken.

E-invoicing in België is moeilijk

De meeste bedrijven gebruiken nog geen (of slechts in beperkte mate) e-invoicing. De belangrijkste reden hiervoor is dat er in België geen uniform e-invoicing systeem bestaat. Je moet dus overal op een ander systeem aanloggen en dat is uiteraard tijdrovend en dus niet efficiënt. Daarnaast bestaat er in een aantal sectoren een verplichting van de overheid om bepaalde documenten op papier bij te houden, soms zelfs tot 30 jaar!
Nochtans melden verschillende bedrijven ook dat facturen in de post vaak verloren gaan en dat e-invoicing hier wel dé oplossing voor zou kunnen zijn.

KMO’s zien de voordelen van document management

Nochtans zien bedrijven wel de voordelen van een gecentraliseerde document management systeem. Zo meldt Marc Van Treeck van vzw De Brug dat ze vorig jaar een brand hadden waarbij het archief sinds de jaren ’70 verloren ging. Een ander bedrijf is dan weer geld verloren doordat bewijsdocumenten onvindbaar waren. “Waarschijnlijk lagen ze wel ergens in een doos in het archief, maar niemand wist waar”.

John Verleyzen van bandencentrale Verleyzen ziet dan weer een grote opportuniteit in document management voor zijn bedrijf omdat de filialen en administratie van zijn bedrijf niet op eenzelfde locatie zitten. “Het doorgeven van belangrijke documenten op papier is geen sinecure. Met een centraal document management systeem zou dit veel efficiënter kunnen.”

Daarnaast worden bedrijven ook dikwijls geconfronteerd met kopieën van hetzelfde document die op verschillende plaatsen circuleren. Op den duur weet niemand nog wat nu het juiste document is.

Waarom wordt document management dan niet geïmplementeerd?

Het eigenaardige is dat ondanks deze voordelen slechts 5% van de bedrijven een document management systeem gebruikt. 2 bedrijven melden hier dat ze overheidssubsidie ontvangen, maar dat de administratie daar geen prioriteit heeft. Er moet op korte termijn een “terugverdieneffect” aangetoond kunnen worden maar een efficiëntere documentstroom is moeilijk aan te tonen.

Daarnaast betekent de implementatie van een nieuw systeem ook dat het bedrijf door een veranderingstraject en leercurve moet gaan. En daarbij wordt vaak nog vaak op weerstand gebotst. “Sommige medewerkers willen liever de bestaande procedures in stand houden en staan erg weigerachtig tegen verandering. Ze houden liever vast aan de bestaande boomstructuur waar bestanden worden opgeslagen en liggen er ook niet van wakker dat er verschillende kopies en dubbele versies van hetzelfde bestand circuleren.”, zegt Ruben Slagmulder van SMARTdoc.

Een laatste argument is dat van het bedrijf uit de administratie geen prioriteit krijgt waardoor er geen tijd is om de documentenstroom te optimaliseren.