8 tips om te starten met Microsoft Teams

In een eerdere blogpost schreven we al dat Skype for Business vervangen zal worden door Microsoft Teams. Steeds meer organisaties ontdekken Microsoft Teams en zien er ook de voordelen van in. Maar starten met zo’n nieuwe applicatie blijkt niet altijd even gemakkelijk te verlopen (koudwatervrees weet u wel). Nochtans biedt Teams een enorme toegevoegde waarde voor de samenwerking binnen uw bedrijf. Om u alvast op weg te helpen delen we in dit artikel 8 tips gebaseerd op de ervaring die Netflow heeft opgedaan met Teams het afgelopen jaar.

Ontdek onze 8 tips

1. Begin met iets klein

Microsoft Teams is gemaakt om samenwerking in uw bedrijf te stimuleren en zo eenvoudig mogelijk te maken. Niettegenstaande dat het een zeer intuïtief platform is, wil u niet het risico lopen om uw medewerkers meteen met alle functionaliteiten te overrompelen. Probeer dus niet om Teams meteen uit te rollen in al zijn facetten over de hele organisatie. Start bijvoorbeeld met een pilot team en met en beperkt aantal functies. Zo kunnen uw teamleden stap voor stap wennen aan de nieuwigheden en de nodige ervaring opdoen, zonder dat ze overdonderd worden.

Zo kan u uw Teams-omgeving en -configuratie testen voordat u deze voor de hele organisatie beschikbaar maakt. Aanpassingen kunnen op deze manier ook eenvoudiger en sneller toegepast worden vermits alleen het pilot team op de hoogte gebracht moet worden over de aanpassingen en verbeteringen.

2. Leg duidelijk de toegevoegde waarde uit van Teams

Binnen Teams staat conversatie centraal, hetzij via chat, hetzij via bellen, hetzij via videoconferencing.
Traditionele bedrijven werken vaak in een model waar de content centraal staat, bijvoorbeeld in de vorm van een gedeelde schijf, een team site of een cloud opslaglocatie. Maar de communicatie over de content die op die plaatsen beheerd wordt, gebeurt vaak gedecentraliseerd: in e-mails, chats, meetings en korte gesprekken bij de koffiemachine. Teams zorgt er net voor dat al die gesprekken op die ene centrale samenwerkingsplek terechtkomen. En dat is net de kracht van Teams: iedereen kan deelnemen aan de gesprekken binnen het team ongeacht waar ze zijn of welk apparaat ze gebruiken. Door dit aan uw medewerkers uit te leggen, geeft u een beter inzicht in wat Teams is en creëert u ook bewustwording rondom het gebruik van Teams.

3. Zorg voor de nodige begeleiding tijdens de kennismaking

Hoe men het ook draait of keert, met Microsoft Teams zullen uw medewerkers op een andere manier samenwerken. Geen lange e-mails meer, maar korte chatberichten waarmee een échte dialoog gestart wordt. Dat wordt even wennen? Toch niet. Uw medewerkers kennen deze manier van communiceren immers al vanuit hun privé leven (denk bijvoorbeeld aan WhatsApp, Twitter, Messenger,…). Die ervaring zal er mee voor zorgen dat iedereen binnen de kortste keren als een volleerde pro aan de slag is met Teams.

Test in de pilot groep zeker ook hoe u de begeleiding wilt gaan inrichten. Op die manier stimuleert u niet enkel het gebruik van Teams, maar zorgt u er ook voor dat het op de juiste manier ingezet wordt en bijdraagt aan gemakkelijker samenwerken.

4. Gebruik concrete situaties om het gebruik uit te leggen

Laat u niet verleiden tot een klassieke demo van Teams door 1 voor 1 alle menu’s en knoppen af te lopen en toe te lichten. Dat is weinig concreet en draagt niet bij tot een goed begrip van de kracht en de mogelijkheden van Teams.

Het is veel efficiënter en duidelijker om situaties te schetsen zoals ze in de praktijk in uw bedrijf ook voorkomen. Dat vergt meer voorbereiding, maar daar zal u later wel de vruchten van plukken.
Bijvoorbeeld: U geeft een training aan het sales team. Dan zou de situatie ‘een offerte voorbereiden met collega’s’ een goede demo vormen. Tijdens de training legt u dan uit hoe ze dit binnen Teams kunnen doen. Door te werken met herkenbare situaties, wordt het eenvoudiger om de toegevoegde waarde van Teams in te schatten.

5. Benadruk het belang van centraliseren van content

Teams beschikt over talloze bibliotheken, lijsten, gekoppelde sites, tabs, apps en connectoren. Dat maakt van Teams de ideale hub om content die relevant is voor het team te gaan centraliseren. Geen allegaartje meer van tools, applicaties, verborgen lijsten, etc. Alles kan binnen Teams gestructureerd en samengevoegd worden. En daar heeft het hele team en het hele bedrijf baat bij: iedereen kan alles netjes terugvinden. Verlaat er morgen iemand het team? Dan blijft de structuur binnen Teams ongewijzigd en kunnen ook nieuwe teamleden meteen aan de slag binnen de bestaande structuur: alle conversaties, alle gedeelde bestanden, … kunnen gemakkelijk teruggevonden en gelezen worden.

6. Het mag (moet) leuk zijn

GIF’s, memes en emoticons. Ook deze kennen we uit onze privésfeer. En die mogen we in Teams ook omarmen. Met de nodige emotie en humor verlopen gesprekken op Teams een immers een stuk aangenamer en vlotter. Laat dit dus ook toe! Werken mag ook leuk zijn.

7. Start met de standaard configuratie

Zoals bij alle applicaties kan u ook in Microsoft Teams een hele reeks instellingen beheren. Enerzijds instellingen die impact hebben op de gehele applicatie en anderzijds op team-niveau. Standaard laat Microsoft de gebruikers toe om zoveel mogelijk zelf te doen. En dat is logisch. Teams is immers bedoeld om de samenwerking efficiënter en overzichtelijker te laten verlopen. Dus gebruikers beknotten in hun vrijheid is vragen om weerstand in het gebruik van Teams.

Zie de standaard instellingen van Microsoft dus als een best practice en wijk enkel van de standaard af als daar goede redenen voor zijn.

8. Zorg voor duidelijk verwachtingen van de Team-eigenaars

Team-eigenaars kunnen zelf ook best wel wat instellingen aanpassen voor een Team dat zij beheren. Met punt 7 van deze post in gedachten kan u er best voor zorgen dat de eigenaars goed ingelicht zijn over de visie van het bedrijf en de doelstellingen van het gebruik van Teams. Zo begrijpen ze welke extra macht zij hebben en hoe ze de gebruikerservaring van hun Team (positief of negatief) kunnen beïnvloeden.